Pismo upravljanje (uzorak)

Uprava Pismo - dokument koji je sastavni dio poslovne komunikacije. Najčešće se prenosi putem pošte i služi razmjenu informacija na poseban način.

osnovni pojmovi

Poslovna korespondencija je potrebno da se bave različitim gospodarskim ili proizvodne pitanja. Sa svojim pomoći poduzećima i organizacijama komunicirati s vanjskom okruženju: partneri, klijenti ili vladine agencije. Obično se koristi za ovu pismu upravi.

To je obično naziva kao pisani dokument, koji može biti:

• odgovor na prethodno primljene poruke ili zahtjeva;
• Prateći papir vodi šalju zajedno s drugim instrumentima ili materijale;
• Inicijativa pismo u slučaju kada drugi način komunikacije nije moguće.

Svaka od tih opcija ima svoje karakteristike. Ipak, postoje zajednička pravila, prema kojima je obično izrađena službeno pismo. To je razumljivo, jer je to poslovna korespondencija, primjerice, često počinje zaključak većine transakcija. Dobro oblikovan dokument može stvoriti u destinaciji povoljan dojam na buduće potencijalne partnere.

Vrste poslovnih pisama

Ovisno o podacima koje sadrži dopis, to može biti:

1. Pokrivanje. U slučaju da sadrži poruku da mu se tamo je paket aplikacija.
2. Tvrdnje. To jest, on izražava nezadovoljstvo određenoj situaciji (potraživanja).
3. Smjernice. određene indikacije su dati u tekstu.
4. Jamstvo. Pošiljatelj potvrđuje ispunjavanje budućih obveza utvrđenih u dokumentu.
5. Informacije. Pismo sadrži informacije koje mogu biti od interesa za primatelja.
6. Oglašavanje. Informacije se daju privući za suradnju.
7. Pismo obavijesti. Informacije o javnim događajima.
8. Pismo potvrde. Ona napominje činjenicu dobivanja tih ili drugih dokumenata ili materijala.
9. Pismo zahtjev. Tekst sadrži žalbu na poticaj primatelja na akciju.
10. Pismo poruke. On pruža specifične informacije pošiljatelja uzajamnog interesa stranaka.

Svrha ovih dokumenata je veza između organizacije ili odjela.

Sastavljanje slova zahtjeva

U pitanjima suradnje ponekad postoje situacije kada je jedna od strana, iz bilo kojeg razloga, ne ispunjava svoje obveze. U tom slučaju, prvi partner šalje pismo kolegom. U njemu, on obično predstavlja svoje prijedloge za otklanjanje povreda njegovih zakonskih prava. To je službeni dopis. Uzorak takvog dokumenta, možete stvoriti proizvoljno. U tom slučaju, treba uzeti u obzir sljedeće točke:

1. Stil pisanja treba biti službeni poslovi s instalacijom partnerstva.
2. Suština zahtjeva je da se vrlo jasno izražena.
3. Tijekom predstavljanja informacija potrebnih za rad uvjerljivo konkretne činjenice.

U žalbenom riječ mora sadržavati:

• Detalji pošiljatelja (ime, povratna adresa i telefonski brojevi);
• potpune informacije o odredištu;
• opis okolnosti u kojima je situacija sukoba;
• pozivanje na zakonske norme, što zauzvrat su probili dužnika;
• posebni zahtjevi kako bi se uklonili povredu, što ukazuje na vrijeme njihove provedbe;
• posljedice do kojih može doći ako suprotna strana ode iz njihova izvršenja.

Posebnu pažnju treba posvetiti tome kako se usluga sastoji pismo. Uzorak mora biti razvijena tako da počinitelj nije to doživljavaju kao prijetnju. To treba imati na umu da je ovo samo podsjetnik zahtjevan skladu sa zakonom.

pravila za dizajn

Posebnu pažnju treba posvetiti dizajnu za upravljanje pismima. Međutim, zakon ne predviđa da će bilo strogim pravilima i propisima.

Unatoč tome, sljedeće točke treba uzeti u obzir obvezna u izradi takvih dokumenata:

1. Svaki dopis treba biti napisan na obrascu. Ona se razvija od strane stručnjaka unaprijed o uredu i odobren po nalogu ravnatelja.

2. Dokument mora sadržavati određene podatke:

2.1. Podaci o primatelju i pošiljatelju.

2.2. Referentni broj i datum tog pisma. To je potrebno za registraciju.

2.3. Veza na slične informacije o pismu-zahtjev, ako je dokument predstavlja odgovor na njega.

2.4. Naslov.

2.5. Informacije o prisutnosti bilo koje aplikacije s njihovim imenima i brojevima.

2.6. Podaci o osobi potpisuje dokument (položaj i ime).

3. U pismu se čitati samo u jednom pitanju. Nakon što više zakomplicirati izbor izvođača.

4. podaci moraju biti navedeni vrlo kratko, ali jasno je. Poželjno je da se tekst ne traje više od dvije stranice.

5. Pravo navesti podatke o korisniku. Ako govorimo o organizaciji, morate se pridržavati sljedećim redoslijedom:

5.1. Naziv tvrtke (u nominativ).

5.2. Strukturna jedinica (ako je potrebno).

5.3. odredište položaj (u dativu).

5.4. Njegovi inicijali.

5.5. Adresa tvrtke.

6. Ako više primatelja, morate navesti glavni, a zatim sve ostale.

Uzimajući u obzir sve ove čimbenike, dizajn za upravljanje pismima, u načelu, neće biti teško.

Redoslijed predstavljanja

Da je dokument pravilno sastavljen, morate uzeti u obzir specifičnu redoslijed predstavljanja informacija. Na primjer, možemo razmotriti mogućnost kako napisati dopis odgovora. Prvo moramo imati na umu da, prema pravilima etiketa, potrebno je odgovoriti na informacije u roku od dana od primitka. Ako govorimo o poruci e-pošte, optimalno vrijeme nije više od dva sata. U slučaju da se pridržavaju tih pravila nije moguće, bolje je poslati poruku na partneru.

Sam pismo, u stvari, sastoji se od dva dijela:

1. Uvod. Pošiljatelj postavlja temu, uzrok i temelj njegovog pisanja. Možete se odnose na propise koje je zakonom su temelj za pružanje odgovor. Osim toga, treba obratiti pozornost na neke točke se odnose na ovu situaciju. Oni će vam pomoći da otkrije suštinu pitanja.
2. Sažetak. Ovaj dio ima za cilj objašnjavanje i uvjerljivo. Tekst mora biti sažet, jasan i koncizan, i iznio činjenice - dokazano i objektivan. Ako je potrebno, mogu se potvrditi stvarnim brojkama.

Nakon takav tekst obično slijedi popis aplikacija. Završava dokument potpisan od strane pošiljatelja. Osim toga, potrebno je znati kako napisati dopis, kako se ne bi uvrijediti primatelju. Prvo, pozivanje na njega je poželjno početi s izrazom „Dragi”. Drugo, možete koristiti tekst verbalno particip fraze poput „što je pažljivo razmotriti Vaš prijedlog”, ili „da temeljito testirati svoje komentare.” Takva pridržavanje etiketa samo će imati koristi obje strane.

Postupak radnja

Izrada dopise je odgovornost službenika, tajnice i drugih zaposlenika koji su dodijeljeni ove dužnosti. Biti prihvaćen za posao koji moraju pridržavati u svom djelovanju nizu. Postupak ispravu uglavnom prolazi kroz sljedeće korake:

1. Pažljivo ispitivanje okolnosti predmeta. Morate u potpunosti kontrolirati situaciju kako bi se ocijenilo svoje moguća rješenja.
2. Izrada nacrta pisma. Potrebno je uzeti u obzir sve uvjete navedene iznad.
3. Usklađivanje pripremljenog teksta. Ponekad je potrebno urediti svjetlo komentarima glave. On može napraviti neke pojašnjenja ili objašnjenja o toj temi.
4. Odobrenje njegov nadzornik.
5. Finalizacija i potpisivanje dokumenta.
6. Registracija slova.
7. Slanje poštom na primatelja.

Tek nakon što prolazi kroz sve ove faze, u pismu stigao primatelju, neće biti u mogućnosti ispuniti svoje poslanje.

prisilnim propisima

Za mjesto dopis, morate imati na umu da je prva stranica nužno tiskane na posebnom obrascu. Za sve ostalo, možete koristiti redovite čiste listove A4. Ovdje treba imati na umu da je vrlo tekst polje ima svoje granice: gornji i donji su 2 cm, lijevo - 3,5 cm, desno - 1 cm. Nije potrebno razbiti standardne veličine da stane informacije na jednoj stranici. Bolje je promatrati sva pravila i jednostavno dodati dodatni stranicu.

Upišite tekst koji mora biti u skladu s pravilima:

1. Za ispis koristite standardne fontove Times New Roman. Ostale opcije bolje ne vrijede.

2. Veličina fonta također regulirano:

• za glavni tekst - 14;
• stranica poravnanje, a oznaka izvedbe - 12.

3. Postavljanje detalja također se obavljaju u skladu s pravilima:

• razmak između redaka - 1;
• poravnanje teksta od strane „širini”;
• prijenosi se nalaze automatski;
• udaljenost od zaglavlja do serijskog broja 2 prored, a iz njega u glavni tekst - 3.

Poštivanje tih standarda obvezna je za ispravno izvršavanje slova odgovaraju na odredište.

pojedinosti o lokaciji

Kako bi se izraditi standardnu poslovno pismo, morate znati točno gdje bi trebali biti smješteni, pojedinosti i komponente. Odgovori na ova pitanja sadrži GOST R 6.30-2003. Ona detaljno opisati u obliku službenih pisama. U stvari, to je uzorak u kojem se nalazi ukupnost svih detalja dokumenta na određeni način. Potrebno je:

1. Ujediniti proces samo za registraciju (poslovnih) slova.
2. Biti u mogućnosti unaprijed centralno pripremu standardnih oblika, čime se smanjuje potreba za ručno izvođenje navedenih radova.
3. Olakšati i smanjiti vrijeme pronalaženje vizualne informacije.
4. Proširite mogućnosti obrade slova uz pomoć računala i druge opreme.

Dakle, za konvencionalne poslovno pismo koristi 30 standardnih detalja, koji se nalaze u jedanaest obveznih područja:

• logo i grb;
• autor;
• Početni podaci;
• zaglavlje;
• odobrenje;
• primatelj;
• rezolucije;
• tekst;
• potpisi i aplikacije;
• koordinacija i osiguranje;
• Oznake.

Stavljanje informacije u pojedinim sektorima omogućuje profesionalcima bolje za navigaciju dokument, a obični korisnici olakšava proces pripreme.

osnovni zahtjevi

Neki lideri pogrešno vjeruju da poslovno dopisivanje može provesti samovoljno bez dodatnih pravila i propise. No, stručnjaci koji su odgovorni za to moraju znati osnovne uvjete za dopisa:

1. Prisutnost posebnog (korporativnog) obliku.
2. Pravilna uporaba i detalji plasman.
3. Tekst bi trebao biti čitljiv i dobro uredio. Kako objasniti suština pitanja je bolje dati prednost jednostavnim zajedničkim prijedlozima. Potrebno je govoriti kratko da svaka riječ nosio najviše informacija.
4. Ovisno o vrsti, dokument mora biti izdana u skladu s tim. U pismu se također može sadržavati nekoliko aspekata. U tom slučaju, izlaganje je potrebno pokušati ih kombinirati.
5. Pravilna upotreba standardima utvrđenim za tipkanje.
6. Pokušajte doći do sadržaja pisma nije bio kategoričan izrazi. Primatelj može protumačiti izraz kao prijetnju. Pri projektiranju prijedloge bolje koristiti uvodne riječi kao što su „navodno”, „kao što znate”, „moguće” i „kako”.

Ti su zahtjevi u praksi pomaže u održavanju upravljanje dokumentima u poduzeću.