Organizacija rada s dokumentima

Rad sa HR dokumentima ima određeni utjecaj na kvalitetu funkcioniranja upravnog aparata, kao i formiranje i radnu kulturu zaposlenika. Više stručni rad je u tijeku, više uspješnih aktivnosti poduzeća kao cjeline.

Unutarnja tijeka bilo koje tvrtke uključuje razne mjere kako bi se pripremila, podršku, punjenje, kopiranje, prijenos poslovnih podataka. Praksa pokazuje da oko sedamdeset posto zaposlenih vremena potrošiti na tim aktivnostima. Mora se reći da je organizacija rada s dokumentima postaje sve važnija. Danas, ova aktivnost se smatra jednim od glavnih faktora konkurentnosti modernog poduzeća.

Organizacija rada s dokumentima zahtijeva poseban pristup za primanje i proces poslovnih podataka, koordinira procese stvaranja i promjene podataka. Pravilna organizacija rada s dokumentima smanjuje vrijeme na traženje i povećava točnost, pravovremenost, uklanjanje redundancije.

S obzirom na godine prakse su proizvedene tri glavne vrste rada s dokumentacijom: mješoviti, decentralizirani i centralizirani.

Potonji oblik uključuje koncentriraju na strukturiranje različitih dostupnih poslova u vođenju jedne jedinice u poduzeću. Tako jedinica može se dijeliti ili osoblje odjela, ureda i slično. Vođenje evidencije može napraviti i jedna osoba koja je tajnica. U svakom slučaju, podjela odgovornosti ili zaposlenika uključuje provedbu punog ciklusa akcija za obradu dokumentacije o prijemu prenijeti na odjel arhive. Ove aktivnosti uključuju recepciju, obrada poslovnih informacija, registracije, skladištenje, nadzor nad izvođenjem, slanje, referentni i informacijske operacije, naručivanje prije prelaska u arhivi.

Centralizirana organizacija rada s dokumentima koji se smatraju najučinkovitijim i stoga, još bolje. To je osobito važno u malim poduzećima. S ovom metodom, sistematizacija dokumentacije značajno smanjuje troškove mjera za obradu informacija. Osim toga, značajno poboljšana organizacija rada zaposlenika. U ovom obliku rada efikasniji radni uredske opreme, postigli jedinstvo u metodologiji i upravljanje aktivnostima vezanim za obradu dokumentacije.

Nasuprot centraliziranom sustavu je decentralizirana shema. U tom slučaju, njegova služba za rad s dokumentacijom generirana za svaku jedinicu. U tim jedinicama, sve operacije se provode samostalno. Decentralizirana sustav je tipično za tih institucija i organizacija koje se compartmentalized u različitim teritorijalnim aparata smislu. Osim toga, ovaj operativni sustav je pogodan za one poduzeća, dokument u kojem se razlikuju specifičnost (npr, postoji potreba da se osigura zaštita informacija).

Najčešće, u međuvremenu, je oblik mješovitog sustava. U tom slučaju, određeni dio svih operacija (u pravilu, za prijem i obradu poslanih i primljenih dokumenata, pohranu, kopiranje) provodi se u centralnoj jedinici. Strukturni dijelovi poduzeća u isto vrijeme obavlja ispis aktivnosti (stvaranje), naređivanje, skladištenje i priprema za isporuku u arhivi.

Izbor jedne ili druge sklopove s dokumentacijom provodi se u skladu sa strukturom poduzeća.