Dužnosti voditelja poslovnice

Često, osobito u malim organizacijama, voditeljica ureda obično se naziva tajnika. To zvuči toliko čvršće pozicije, ali je činjenica da su odgovornosti voditelja poslovnice razlikuju od tajnice (iako oni sigurno imaju mnogo toga zajedničkog), rijetko ko pitanju u ovom slučaju.

Što je odgovornost zaposlenika? Prije svega odgovornost voditelja poslovnice za rad s dokumentima. Zaposlenik dobiva Primljeni dopisivanje, to registrira, šalje primatelj šalje u arhivu, ako je to potrebno. On također prihvaća aplikacije iz drugih zaposlenika će ih prenijeti na potpis generalnog direktora, osigurava im pečat, a zatim vraća. Na dužnosti voditelja poslovnice je raditi s internim dokumentima: Ispis naloga i njihovo vrijeme, spremanjem, slanjem arhive i računovodstvo, koji rade s odlazne korespondencije. Ako je potrebno, on bi trebao biti u mogućnosti da rade s bilo uredske opreme: fax, skener, fotokopirni, kao i za zapošljavanje i ispis dokumenata. Pripremite sobu za prezentacije, vođenje zapisnika sastanaka, susreta i prijem gostiju i kupaca kao dio dužnosti voditelja poslovnice.

Često, zaposlenik mora nositi s tradicionalnim tajničke dužnosti: distribucija pozvanih partnera ili menadžera u hotelima, rezerviraju sobe, zrakoplovnih karata i željezničke karte. Ovisno o specifičnosti tvrtke i samog ureda, upravitelj može biti predstavnik svoje tvrtke u poslovnim pregovorima i obavljati dužnosti voditelja osoblje potragu za novim zaposlenicima, stvaranje poticaja i obrazovnih programa, rad na dizajnu. Ponekad je usredotočen na uvođenje informacijskih tehnologija, razvoj novih programa.

Dužnosti voditelja poslovnice pretpostaviti znanja:

1. Zakoni i propisi koji reguliraju pravne, informacije, poslovne tvrtke.
2. Osnove menadžmenta, marketinga, poduzetništva i poslovanja.
3. Temelji sociologije, psihologije, etike poslovne komunikacije, nisu radili s osobljem i javnosti.
4. Postupak za izradu poslovne prijedloge, izvješća, planova, ugovora i sporazuma.
5. Temelja za upravljanje, osnove ergonomije i zaštite zdravlja na radu.

Pored ovih zadataka, odgovornosti voditelja poslovnice sadrži popis dužnosti i softver potreban za pokretanje potrošni (uredski materijal, papir i ostali pribor), koji su potrebni za rad zaposlenika. Također, on je dužan voditi evidenciju tih materijala kako bi se osiguralo njihovo izdavanje, kako bi se utvrdilo kako dobiti, organizirati i pratiti uplate za pomagala. Dužnosti voditelja poslovnice je pratiti stanje uredske opreme, što uključuje: operativni izazov svladati za popravke, pravovremeno zamjenu potrošnog materijala (kao što su patrone), kada je nemoguće popraviti - zamjenu uredske opreme.

Ovisno o pravilima usvojenim u društvu, a njegova veličina voditeljica ureda ili on uzima pozive i faksove ih proslijediti na pravu osobu, slanje faksova i nazvati klijente i partnere, ili nadzire rad tajnika, uključujući praćenje kulturu svoje govora. Također, u dužnosti voditelja poslovnice za kontrolu sanitarne uvjete ureda, organizacija planira se održavanje, poziv tehničkog osoblja za rješavanje problema (primjerice, zamjena svjetiljki ili potonuti sklopke).

Općenito, ovaj popis može se proširiti ili sažeti ovisno o radnom mjestu. Stoga je potrebno još u fazi razgovora pitati što je voditeljica ureda (dužnosti zaposlenika u poduzeću).