Što je elektronički dokument?

Razina informatizacije danas poziva na prijelaz na „bez papira” ured za upravljanje. Ona se temelji na elektroničkom dokumentu, koji za razliku od tradicionalnih, karakterizira čitav niz novih svojstava i karakteristika. Do sada, jedan definicija ovog fenomena ne postoji u zakonu niti u znanstvenom svijetu Rusije.

Koncept „elektroničkog dokumenta” pojavio već u 1970. Tako smo počeli zvati „strojno čitljivi dokumenti”. Njihova posebnost je u tome što oni moraju biti izrađen uz pomoć računalne tehnologije i biti pogodne za računalnu obradu. U tom slučaju, potrebna detalji su strogo u skladu s utvrđenim postupkom za sve dokumente.

Elektronski dokument - Predmet informacija, koji se sastoji od dva obvezna dijela: 1) podaci (naziv, informacije o autoru, vrijeme, mjesto nastanka, itd) i elektroničkog digitalnog potpisa; 2) Glavni dio sadržaja sastoji od teksta, grafički i numerički podatak obrađuje kao cjelina.

Elektronički dokument mora biti potpisan od strane kvalificiranog elektroničkog potpisa, što je ekvivalent za papir potpisan od vlastite ruke. Informacije prikazan je u njemu u digitalnom (elektroničkom) obliku. Očitavanje podataka pomoću računala mogu prenositi informacije o telekomunikacijskim mrežama, proces - u informacijskim sustavima. Ako je potrebno, dokument može imati oblik prikaza na zaslonu i na papiru.

Elektronski dokument - ciklus života elektroničkih dokumenata u poduzeću (organizacija, tvrtka) da ih prime, promijeniti status (odobren, priopćuje, u, znak, zatvoren, itd) do otkazivanja arhivu. Takav dokument se ponekad naziva kao «rada», koji označava kretanje dokumenata kao jedan tok pojedinih radova u određenom poslovnom procesu. Cijeli elektronički sustav za upravljanje dokumentima obuhvaća softver koji vam trebaju za organizaciju i održavanje ove vrste životnog ciklusa dokumenata.

Elektronski dokument i proces temeljen na njemu ima nekoliko prednosti u odnosu na tradicionalne. Oni omogućuju osoblje organizacije za kontrolu ne samo svoj djelokrug rada, već cijeli proces. Koristite elektronska arhiva je puno praktičniji od papira. , Smanjenje vremena za prolaz koordinacije i provedbe dokumenta se mogu naći u roku od nekoliko minuta. U principu, to je ekonomičniji od papira. Ima dosta programa elektronički dokument za upravljanje ( „motiv”, „E1 Eufrat”, „DocsVision”, „1C: Dokument”. I drugi).

Trenutno, postoji Sjena stranih iskustvo reguliranja odnosa u području elektroničkih dokumenata u pravnom smislu. U Rusiji, problem reguliranja tih odnosa nije dobio zakonodavne odluke, iako su pokušaji donošenja zakona (2005.). Usvajanje zakona o ovoj vrsti papira - jedan od važnih pravaca zakonske regulative.