Klasifikacija dokumenta: osnovni kriteriji

Dakle, to je lako razumjeti veliki broj dokumenata, razvila posebna pravila za njihovu pripremu i prezentaciju, različite klasifikacije, kao i odgovarajuće oblike i metode rada s njima.

Treba napomenuti da je klasifikacija dokumenata je izuzetno važno jer pomaže istaknuti svoje specifične karakteristike i omogućuje ih koristiti najučinkovitije. To je jedan od najstarijih i do kraja otvorenih pitanja, razvoj koja je počela tek krajem 1960-ih. Većina dokumentacije distribuiranog pristupa u zasebnim skupinama ranije primjenjuje samo na specifičnosti u odnosu na opseg ili zasebnoj znanosti. Tek nedavno višedimenzionalna klasifikacija dokumenata utvrđeno je, što se temelji na informacijama i materijalnih komponenti.

Svi dokumenti mogu se podijeliti prema sljedećim kriterijima:

1. Okolnosti njihovog djelovanja u prostoru i vremenu. Uzmite u obzir pravilnost objave (periodični i neredovite), vrijeme nastanka (izvorne, original, kopiranje, umnažanje), mjesta proizvodnje (regionalnoj, nacionalnoj ili stranoj);

2. Podaci komponenta.

• obratite pozornost na sadržaj i razinu agregacije podataka (primarna i sekundarna dokumentacija);

• Klasifikacija dokumenata uključuje dimenziju snimljenih podataka o veličini (format), a broj stranica (ukupno);

• podjela oko toga kako se informacije percipira (dokumenti se mogu čitati čovjeka ili zahtijevaju posebnu tehničku opremu);

• Ova klasifikacija dokumenata također uključuje kultni lik sredstva kojima bilježe podatke (tekst i ne-tekst oblik);

• Podaci snimanje Postupak prema razlikovati rukom, tiskani, mehanička, magnetska, fotografski, optička, laser i elektroničkih dokumenata.

3. Materijal koji sadrži komponentu određene kriterije (poput materijala nosača podataka, kao i svojim oblikom i dizajn).

Važno je napomenuti da je distribucija dokumentacije za pojedine skupine u sadržaju i obliku omogućuje učinkovitije organizirati rad s njom.

Važno je napomenuti da postoji i odgovarajuća klasifikacija računovodstvenih dokumenata do danas, koji uzima u obzir njihov sadržaj, mjesto i postupak izrade, aplikacija i metoda uporabe.

Ova klasifikacija računovodstvenih dokumenata uključivati sljedeće podjelu na tipove:

• ovisno o primjeni - upravna i izvršna, računovodstvo registraciju ili u kombinaciji;

• Priprema red - primarni i sažetak;

• unutarnje i vanjske dokumente;

• uporabom - slobodan i skladištenje;

• ovisno o sadržaju - monetarna, materijala i dizajna.

Mora se reći da je ova klasifikacija uključuje niz kriterija, a izuzetno je širok, tako da svaki dokument se odnosi na različite grupe u isto vrijeme, ali može se odlikuje specifičnim značajkama i koristi se samo u odgovarajućem području.