Arhivski zapisi organizacija upravljanja: GOST, upute, dokumenti, pravila. Smjernice za arhivske upravljanja zapisima

Arhivski pravila zapisi gospodarenja sadrže ključne zahtjeve za rad s papirima i materijalima nisu uključeni u trenutnim aktivnostima tvrtke. Oni su formulirani u skladu s ovim regulatornog okvira, regulatorne obradu opseg, prikupljanje i pohranu podataka. Ključni pojmovi koji se koriste u okviru Standarda setovi za upravljanje zapisima arhivskog. Kada ih izradi u obzir napredak u korištenju tehnologija i napredne informatičke tehnologije. Razmotriti daljnje osnovu arhivske upravljanja zapisima.

učestalost

Smjernice za arhivske upravljanje zapisima primjenjuju se na vladine agencije. Oni su također potrebni za tvrtke koje se bave određenim vrstama rada. Konkretno, propisi u dijelu opisa, registracije, čuvanja i korištenja dokumenata arhivskog fonda Ruske Federacije, iz državnog vlasništva.

Podjele poduzeća, rad s filmom, fonografske, video, fotografije, karte, znanosti i tehnologije, telemetrijski informacija, u skladu s odredbama navedenim u planiranju i izvještavanju.

Dužnost i pravo da se formira organizacija u arhivi za privremeno skladištenje dokumenata RF AF pruža osnovu za sektorskim propisima (od 1993.), položaj (iz 1994. i 1998. godine). Regulatorni okvir čine pravne akte od regionalnog značaja. Smatra se pravila ne odnose na dokumente, djelo koje je regulirano Zakonom o Federalnom № 5485-1 i predsjednički dekret № 1203 od 30.11.1995 je

završetak

To je sustavno nadopunjavanje dokumentarnog podnožju jedinicama poduzeća. Izboru uključuje određivanje:

1. Izvori.
2. Pripravak iz materijala koji se dobio.

U sklopu ove aktivnosti također se provodi izravan prijenos dokumenata u arhivi. Kao izvori su:

1. poduzeće jedinica.
2. Fizičke osobe.
3. Podzakonski struktura.

Sastav materijala

za arhivskog gradiva uputa za upravljanje utvrđuje da je stjecanje obavlja privremeno (preko 10 godina) slučajeve i trajnu pohranu. Također sažima podatke o osoblju. Slučajevi u kojima rok trajanja manje od 10 godina, kao u pravilu, arhivi nisu preneseni. Oni se nalaze u odgovarajućim dijelovima poduzeća. Na kraju roka trajanja takvih stvari treba uništiti. Detalji individualnog karaktera prenose na zahtjev vlasnika. Nakon toga, oni se šalju Državnom arhivu za trajnu sadržaja. Prijenos će biti materijala Poduzeća prethodnik i likvidirane podređenih struktura.

Arhivska upravljanje zapisima i nomenklatura

Ovlašteni djelatnici obavljaju rad sa poduzeće informativnih materijala, napraviti sistematski popis predmeta. Nazvao nomenklature. Na svom formiranju pokazuje vijek trajanja materijala. za arhivskoga gradiva za upravljanje priručnik propisuje ovlašteni odjel za praćenje i olakšati pružanje usluga u izradi nomenklature. Sustavno lista služi kao osnova za formiranje zaliha informativnih materijala stalne i privremene (do 10 godina) za pohranu. Nomenklatura je također jedan od glavnih Knjigovodstvena isprava. To se koristi za registraciju slučajevima privremeno skladištenje, uključujući i razdoblje od manje od 10 godina. Uspostavljeni nomenklatura sistematizacija shema može se koristiti pri izradi kartica datoteka radnji.

klasifikacija

Imajući arhivskog traga za upravljanje obavlja se na tri vrste nomenklaturi:

1. Tipični.
2. Uzorno.
3. Individualni (za određenu tvrtku).

Prva određuje sastav tvari koje se generiraju u sličnim ustanovama. Standardna nomenklatura se smatra regulatorni dokument. Približna Sistematizacija određuje približan sastav informativnih materijala za poduzeća koja su pokrivena njegovog djelovanja, što upućuje na indeks. Ima preporuku karakter. Ove vrste sistematizacije koristi u formiranju individualnog dometa i prebačen u nju bez promjena.

priprema Značajke

Dokumenti za arhivske poduzeće za upravljanje zapisima sistematizirani u propisanom obliku sukladno nomenklaturi strukturnih jedinica. Potonji bi trebao biti dogovoren i potpisan od strane lidera.

Nomenklatura poduzeća izrađen u općem obliku. To je parafiran od strane voditelja arhive ili osobe zadužene, potpisan od strane čelnika pružanja usluga ili ovlaštenog zaposlenika. Nomenklatura mora biti odobren od strane stručnog povjerenstva, a potom odobren od strane direktora tvrtke. Nakon provođenja tih postupaka glave strukturnih podjela poduzeća pod uvjetom da ekstrakt relevantne odjeljke.

Nomenklatura za narednu godinu formirana u zadnjem kvartalu tekuće razdoblje. Usklađivanje se provodi najmanje 1 put u 5 godina. Ako promijenite strukturu i funkcije poduzeća, novi nomenklaturu.

Postupak za izradu poslove

Formiranje zove grupiranje radnje poduzete u skladu s nomenklaturom. Arhivska organizacija upravljanje zapisima uključuje sistematizacije podataka u skladu s nazivom mape. Nije dozvoljeno grupiranje duple kopije i propuha. Iznimke su visoke vrijednosti vozila. Ne smije se stavljati u mapu papira da se vrati.

Održavanje arhivska vođenje evidencije obavlja se na centraliziranom pružanje informacija rukovanje materijalima usluga, a na decentralizirani - oba strukturnih jedinica, a na gornjoj podjeli. Grupiranje se provodi pod izravnim nadzorom osobe odgovorne za sigurnost medija za pohranu. Ako je potrebno, mogu biti uključeni djelatnici Državnog arhiva.

Ključni zahtjevi

Arhivski zapisi Upravljanje se vrši u skladu sa zahtjevima propisa. U formiranju mape s nosače trebaju ispunjavati sljedeće uvjete:

1. Materijali za privremene i trajne pohrane grupirane su odvojeno.
2. Mapa je uključen u jednom primjerku svaki od papira.
3. Mapa bi trebala biti prisutni materijali za jednu kalendarsku godinu. Od ovog pravila, međutim, postoje iznimke. Oni uključuju:

• osobne datoteke, koje su nastale tijekom cijelog trajanja relevantnog zaposlenika;
• materijali i strukture izabranih djelatnih odbora s njima, zamjenika grupa, regimented u razdoblju saziv;
• Papir obrazovne institucije, izvršavaju i grupirani u školskoj godini;
• kazališne materijala, karakteriziraju aktivnosti sezone;
• povijesti, i tako dalje.

Mapa mora biti manja od 250 stavlja u debljini ne više od 4 cm.

Grupiranje upravnih akata

Arhivska upravljanje zahtijeva sistematizaciju različitih vrsta nositelja informacija. To uključuje atributa i upravnih akata. Oni su grupirani prema vrsti i kronologiji prijava:

1. Odredbe statuta odobren od strane regulatornih akata, djeluju kao priloga. Oni su grupirani zajedno. Ako su odredbe, propisi, zakoni su odobreni kao zasebna djela, sistematizirati ih u pojedinačnim slučajevima.
2. Narudžbe i odluke viših struktura za njihovu provedbu su grupirani po dijelovima poduzeća.
3. Narudžbe se odnose na osoblje, sistematizirati prema razdoblja zadržavanja. Uz velike količine informativnih materijala korisne, akata na različitim stranama tvrtke, Grupa zasebno.
4. Narudžbe u ključnim područjima djelovanja su sistematizirani odvojeno od djela na osoblje. Na primjer, kako bi arhivskog upravljanja zapisima uključena u istoj mapi, i imenovanje šefa odjela odgovoran - na drugu.
5. Odobreni granice, izvješća, procjene, po stavkama liste, planovi i tako dalje. grupiraju odvojeno od njih projekata.
6. Lokacija dokumenata u osobne datoteke vrši se prema redoslijedu zaprimanja.
7. Lica računi osoblja plaće sistematiziranih u zasebne mape. Oni su raspoređeni po abecednom redu.
8. Pritužbe, sugestije, pritužbe građana koji se odnose na aktivnosti poduzeća, evidencija o njihovom razmatranju i provedbi su grupirani odvojeno od pritužbi pojedinaca za osobne stvari.
9. Sistematika korespondencije obično provodi u kalendarskoj razdoblja u kronološkom redoslijedu. U tom slučaju, odgovori se nalaze iza pitanja. U slučaju obnove korespondencije o određenoj temi, koja je počela u prethodnoj godini, dokumenti uključeni u mapi tekućeg razdoblja. U ovom slučaju označava indeks na prethodnu godinu.

Izrada nosače prihvaćene za čuvanje

Arhivska uprava pruža niz zahtjeva za strukturne jedinice, rad s papirnatim dokumentima. Stvaranje nosači mogu biti djelomično ili potpuno. To ovisi o vremenu skladištenja. Cijeli registracija se vrši u odnosu na privremene dokumenata (preko 10 godina), stalni sadržaj, kao i djela na osoblje. To uključuje:

1. Tvrdi / vezivo mape.
2. Brojčano označavanje listova.
3. Izradi stranice-svjedoka.
4. Formiranje unutarnje inventara, ako je potrebno.
5. Izrada prilagodbe detaljima površinsku foliju. Oni mogu dotaknuti naziv poduzeća, registracijski broj mapa, ekstremne datume, i tako dalje.

Materijali za privremeno skladištenje, uključujući i razdoblje od manje od 10 godina, nacrtan dijelom. Dakle, ne smije provesti sistematizaciju papira u mapi, ne numerirane popise, nemojte se naljepnica osiguranja.

nijanse

Arhivska upravljanje zapisima - aktivnost u kojoj stručnjaci osiguravamo ne samo prenosioci informacija o sigurnosti, ali i priliku raditi s njima u slučaju potrebe. U tu svrhu, djela čine mapu, koju je podnio četiri punkcijom u pokrov od kartona. Oni također mogu vezati s obzirom na mogućnost čitanja tekstova, rezolucije, datume viza u svim novinama.

U pripremi za grupiranje svih metalnih zakovica se uklanjaju. Materijali namijenjeni za trajnu pohranu i sastoji se od posebno vrijednih ili neformatirana djela nalaze se u mapama usmjernika tri ventila sa žicama ili u posebnim kutijama.

Kad prisutna u zatražen dokumentima osobne prirode (radnih knjiga, kartice, vojne kartice, itd). Oni su stavili u poseban omot i podnio na ostatak materijala. Na kraju mape mora biti prisutan prazan list-svjedok. Na početku mapu sašivena obrazac za unutarnje inventara. Kako bi se osigurala sigurnost i redoslijed rasporeda svaki list papira numerirati arapskim brojkama. Ovo pravilo ne primjenjuje se na stranice i oblici svjedok za inventar. Broj je staviti olovkom u gornjem desnom kutu.

List-svjedok

Napravljen je po redu. Sadrži riječi i brojke:

1. Broj listova s brojevima.
2. Broj stranica unutarnje inventara.

List-svjedok također propisuje numeriranje specifičnost. Konkretno, kako bi se utvrdilo da li postoji slovima indekse, nedostaju kodovi, brojeva stranica lijepljenih fotografijama, velikim stranica formata, i tako dalje. Osim toga, na listu ukazuju na prisutnost tiskanje brošura u mapi, ako nisu označena u glavnom brojevima. List-svjedok vised prevodilac. Naknadne promjene u statusu i sastavu mapa treba biti označen u njemu s obzirom na odgovarajuće propise. Nije dopušteno da list-svjedoka na stranici mapu ili neto prometu na zadnjoj stranici dokumenta u njemu naslov.

interni popis

To je formirana za skladištenje i računovodstvenog informacijskog relevantno vrijeme (preko 10 godina) i kontinuirano sadržaja. Unutarnja inventar kao sastavljen za tvrtke koje stvaraju sorte dokumenata, naslovi čiji sadržaj nisu objavljeni. Obrazac treba prezentirati podatke o serijske brojeve napada na mapi indeksa, naslova, datume i brojeve stranica.

Za unutarnju inventar prilogu sažetak rekord. To je navedeno u brojkama i slovima broj dokumenata uključenih u njemu, kao i broj listova ga tvori. Podržava unutarnji prevodilac zaliha. Ako mapa vezana ili spojnicama bez oblika, popis sastavljen je priključen na unutarnje strane prednjeg poklopca.

Promjene u sastavu materijala treba se odraziti u mapi „Bilješke”. Naime to se odnosi na uklanjanje, zamjena papirnatih primjeraka, uključujući i dodatne dokumente u mapi. U isto vrijeme spustiti reference na odgovarajuće propise. Ako je potrebno, mogu formirati novi unos u listu sažima unutarnji inventar, kao i natpis svjedočenja mapu.