Upravljanje dokumentima - to je važna karika u uredu

Pod dokumenta razumjeti pravila po kojima potpisane unaprijed rješenja unutar poduzeća ili ustanove od trenutka kad su stigli do arhivske pohrane. Osnova ovog koncepta je proizvesti dokument, svoje razmatranje prijenos izvršnih tijela, provođenje dogovora za provedbu, certificiranje, registracije, poslati ih za pohranu.

Ovaj proces, koji uzima u obzir kretanja na primjer dokumenta s brzinom kretanja u tim slučajevima. Upravljanje dokumentima - proces koji mora biti uravnotežena s informacijskim aktivnostima upravnog aparata, dokumentaciji svake pojedine rješenja, pohranjivanja novopridošlih dokumente.

Veliki broj nedostataka u upravljanju mnogih uređaja spojenih samo s lošom organizacijom kretanje dokumenata. Na primjer, dokument kružni proces rješenja za upravljanje mora sadržavati tri obavezna komponente:

• informacijska podrška donositeljima odluka (to uključuje pouzdane informacije potvrđuje ispravnost odluke);
• Dokumentacija rješenja (upravni akt);
• nadzor nad provedbom (koji uključuje organizaciju predloženih radova, metoda izvođenja zadatka, poštivanje uvjetima).

Kao što se može vidjeti iz gornjeg primjera, dokument - što je prikupljanje informacija, na temelju kojih odluka će biti izdana status; priprema rješenja, uključujući uređivanje, koordinaciju pripreme do odobrenje. Svi ovi koraci zahtijevaju kretanje dokument, ne samo između strukturnih podjelom poduzeća, ali i između izvođača, od tehničara, stručnjaka, završavajući s vodećima. Zaključak iz ovog primjera je da je veća brzina kretanja dokumenta, veća je kvaliteta njegovog izvršenja u svakoj fazi, bolje je društvo koje upravlja proces u cjelini.

Pojam sama pojavila u literaturi u godinama 1920. Tada je mislio da je dokument - je organizacija rada, s ciljem racionalnog ustroja državnog aparata u cjelini, raspodjela odgovornosti između različitih izvođača i usluga. Godine 1931., prvi pokušaj da se regulira uniformu napravljena kontrola tehnološki institut načela upravljanja zapisima. Postavljeni su pravila pod kojima se mora ostvariti prijem i isporuku dokumenata, pravila ovrhu, regulacija je potpisan. Sljedećih faze razvoja gospodarstva stekao zakonski propis takva stvar kao što je upravljanje zapisima, gdje je naglasak bio na pojedinim tehničkim operacijama. workflow softver ovi akti ne spominje, iako je u činjenici da je došao baš na vrijeme za organizaciju pokreta dokumenata. Od 1974, ona je potpisao glavni dokument koji regulira cijeli proces papirologije, koja djeluje do danas.

Ovaj čin se zove „Unified stanje sustava u uredu” (EGSD), točke koje su posvećene organizaciji pokreta dokumenata, tehnološkim postupcima obrade i primjene pravila. U ovoj zbirci, to formulirao osnovno pravilo: „Dokument - brzo kretanje instrumenta na većini sažet način, uključiti minimalno vrijeme i rad” Samo vježbanje Usvajanje pravila, možete očekivati poboljšanje u ljudi životnog standarda, rast državne ekonomije.

Za postizanje tih ciljeva trebaju pametni, discipliniran, odgovorne vođe, za koje je uvođenje rada na temelju EGSD, to je pitanje časti i savjesti.