Tijek rada u poduzeću. Upravljanje programski dokument i vođenje evidencije

Workflow automatizacija je mjera posezala za gotovo sve modernog poslovanja. Čak i male tvrtke rade s masom raznih dokumenata, uključujući pisma, proračuna, računima, ugovorima i sve vrste zahtjeva. To je zbog toga da je gotovo svaka moderna organizacija pokušava iskoristiti ovu mjeru kao tijek rada, koji se pruža na štetu cjelovitosti i očuvanje podataka, jednostavnost pronalaženja i čuvanje različitih informacija, i ograničiti optimizaciju vremena potrebnog za njegovo odobrenje.

Zašto to učiniti?

Gotovo svi zaposlenici tvrtke provode dosta vremena pokušavajući pronaći prave informacije i statistike rječito govori da je potrebno oko pola radnog vremena. Kao što se također događa da morate stvoriti iznova, umjesto da ponovno koristiti sve dokumente koji postoje „negdje”. To je standardna je situacija u kojoj je izvorni tekst ugovora je odvjetnik u računalu, a dnevničkih zapisa o vrijednosnim papirima koje prate izvršenje ugovora izvršenih u računovodstvenom sustavu, zapisi i djela nalaze se u financijskom odjelu u papirnatom obliku, a korespondenciju koja se odnosi na vođenje ugovora rad u elektroničkim mail kutije zaposlenika. Ovaj „disperzija” informacija je iznimno štetno za sigurnost, cjelovitost i dosljednost, to je u takvim situacijama postoji stvarna tijek rada za automatizaciju.

Kroz uvođenje specijaliziranih informacijskih sustava riješiti prevladavajuću većinu problema. Na primjer, neke od proračunskog sustava pruža mogućnost za stvaranje sustav međusobno povezanih proračuna, nakon čega slijedi formiranje i skladištenje različitih verzija tih dokumenata, kao i naznaku njihovog statusa. Prema tome, problem je djelomično riješen proračunski dokument korištenjem takvih sustava.

Ali ne zaboravite da je trenutni proračunski okvir, kao i računovodstvene i ERP-sustava u velikoj većini slučajeva rade sa strukturiranim podacima, odnosno o vrsti podataka koji se mogu kreirati i pohranjene u obliku tablice. Prema većini stručnjaka, ukupni iznos podataka bilo kojem modernom poslovnom strukturirane informacije daje samo 20%, dok je ostatak uključuje e-poštu, tekstualne dokumente, razne izvještaje o pregovorima i sastancima, slike, itd Vrlo često, bez provođenja studije nestrukturiranih podataka jednostavno nije moguće napraviti normalan kontektsta procjene, koja je već prisutna strukturiran. Skladištenje, prikupljanje i naknadna obrada takvih podataka osigurava korištenje takvih mjera kao što su tijek rada i upravljanje sadržajem sustavi informacijske tvrtke.

Što je to?

Uz pomoć elektroničkog sustava za upravljanje dokumentima osigurava organizacije bilo koje interakcije između zaposlenika organizacije na temelju dostavljenih dokumenata. Opet 1C dokument daje za stvaranje dokumenata, mogućnost da ih se kreće na organizaciji i održava kontrolu nad provođenjem dokumenata i postupaka opisanih pomoću njih. Dakle, elektronički dokument pruža tvrtka veliki broj prednosti, prevodeći svoj rad je zapravo novi nivo.

Svaki dokument u ovom elektronički sustav karakterizira cijeli niz detalja koji ga karakteriziraju jedinstveno (često se naziva takvih kompleta karata). Kartica može sadržavati različite informacije, uključujući i vrsti dokumenta, datum nastanka i promjene, autora, kao i prostor za pohranu i još mnogo toga. U budućnosti sustav za upravljanje dokumentima će osigurati pohranu i dohvat potrebnu dokumentaciju u skladu sa detaljima koje su navedene u kartici.

prilike

Elektroničko upravljanje dokumentima omogućuje organizacijama ne samo puno prednosti, ali i otvara mnoge nove mogućnosti, što je također važno.

centralizirana kontrola

Bez obzira na to koliko je velik ovaj ili onaj sustav poduzeće za upravljanje dokumentima omogućuje brze promjene u obliku dokumenata koji kruže o njoj. Na primjer, za promjenu obrazac zahtjeva za bilo koji od troškova različitih centara odgovornosti samo napraviti određene prilagodbe predloška dovoljno da potraživanja, što je već pohranjeni u sustavu. Nakon toga, zaposlenici koji ispunjavaju taj zahtjev neće moći koristiti dokumentaciju zastarjele oblike, budući da je zahtjev ispunjen i poslan kroz sustav.

Potpora životni ciklus dokumentacije

Svaki dokument koji će odustati i obrađivati u bilo kojem poduzeću, nužno prolazi kroz nekoliko faza postavili. Na primjer, kada je u pitanju korporativne proračuna, to je prvo potrebno napraviti, a onda odobriti i izvršiti na određeno vrijeme. Nakon toga, razni stvarni i planirani nastup proračuna podliježe temeljite analize i poslao u arhivu. U 1C dokument daje čvrstu kontrolu nad životnog ciklusa dokumenta, uzimajući u obzir osnovne zahtjeve poslovnom okruženju, kao i razne zakonske propise i industrijske standarde poslovanja tvrtke.

timski rad

Elektronički sustav za upravljanje dokumentima pruža mnogo više nego samo organizacije zajedničkog rada na dokumentima, te u nazočnosti će biti stručnjaci koji su u različitim uredima ili čak u različitim gradovima.

Sustav pohranjuje dovoljno velik broj verzije istog dokumenta, osim izravnih i promjene, oni mogu bilježiti podatke, odnosno, dodati im neke komentare i bilješke, bez utjecaja na osnovne informacije, koje on mora dostaviti.

povjerljivost

Umjesto važna karakteristika takvih sustava je da u istoj 1C dokumenta možete se pretplatiti preko posebnog digitalnog potpisa, nakon čega slijedi šifriranje. To omogućuje ne samo da se potvrdi autentičnost svih informacija, ali i jedinstveno identificirati s autorom, kao i da se postigne najefikasnija sigurnost za pohranu raznih podataka, ako je potrebno.

usmjeravanje

Ako je elektronički sustav za upravljanje dokumentima nije dostupan, onda u tom slučaju radnik koji sudjeluje u stvaranju određenih vrijednosnih papira, nužno mora razumjeti tko je najbolji za prijenos tih vrijednosnih papira. Elektroničko upravljanje dokumentima u poduzeću automatski prijenos podataka pravu osobu.

Sama po sebi, usmjeravanje je besplatan i krut. Besplatno pruža priliku za dokumentiranje smjer apsolutno bilo primatelja, prema potrebi, dok se kruta pruža najviše točne propise, ali u posebnim slučajevima djelovanje unaprijed instaliran u dokumentaciji sustava prometnih propisa može biti malo pauza (na primjer, ako trebate poslati nacrt dokumenta na pregled nekim vanjskim stručnjacima).

kontrola pristupa

Postoji nekoliko opcija kako razlikovati između različitih ovlasti zaposlenima u smislu upravljanja dokumentacijom. Dakle, napredna tijek rada omogućuje osobi dati potpunu kontrolu nad podacima ograničiti mogućnost urediti ili čak dopustiti samo pogled ili bilježenja bilo koje datoteke. To uvelike pojednostavljuje rad s različitim podacima, a to je važno - to postaje mnogo sigurnije.

integracija

Da bi se osigurala maksimalna integritet podataka, koja je nacrtana u pojedinom društvu, elektronsko upravljanje dokumentima u poduzeću predviđa integraciju instaliranog sustava s drugima - financijski, industrijski, analitička, itd Kroz takve integracije ima moderan workflow sustav često dovoljno iskoristilo kao svojevrsna veza između više vrsta softvera.

Dokumenti svih sustava, logično je povezano s ovim informacijama, pod nazivom kontekst. To može uključivati sadržaj papira ili e-mailova, faksova, plaćanje dokumente, evidenciju o aktivnostima, video ili audio snimke, pa čak i mnogo drugih informacija. Kontekst dokumenta se mogu dodati ručno ili potpuno automatizirati proces, ovisno o željama i potrebama menadžmenta.

Na primjer, moderni sustav automatizacije rada u procesu formiranja i naknadne promjene u proračunima se mogu koristiti brojne druge kontekstualne informacije:

• sve vrste istraživanja tržišta, uključujući ne samo po sebi, ali i onih koji su dobiveni iz vanjskih izvora;
• Ugovorima s partnerima (kupcima ili prodavač);
• Posebne pravne i referentni dokumenti;
• Dodatna dokumentacija, koja se ogleda u sebi sva ograničenja i pretpostavke (kao primjer, stopa inflacije, cijene i ostale podatke);
• Zapisnici sa sjednica, kojima se raspravlja o bilo koju verziju je proračun, a uključuju sve vrste radnika komentare i primjedbe sudionika u procesu (često kao dokumentacija je poslana među svim zaposlenicima putem e-maila i skladištiti odvojeno od proračunske informacijskih datoteke).

Korisnik koji radi s proračunom, u bilo koje vrijeme, ako je potrebno, može vidjeti bilo koji od gore navedenih dokumenata, kao moderna tijek tehnologija omogućava mu da to učinite bez dugih pretraživanja.

Što sustavi se koriste kod nas?

Jedan od najpopularnijih programskih rješenja koja se mogu naći u ruskih tvrtki može nazvati kombinacija Microsoft Outlook komunalnih s Microsoft Exchange Server. Prvi program, u načelu, postaviti na gotovo svako računalo, dok je Exchange Server često uzima koristiti kao poslužitelj punopravni e-pošte. Unatoč činjenici da tvrtke koje prije već neko vrijeme bilo je uvođenje elektronskog dokumenta održati, takvi programi se koriste samo kao platforma za e-mail, nakon nekih centraliziranih postavki čak i ovaj softver se može koristiti kao sasvim funkcionalna automatizacija tijeka rada za gotovo sve organizacije ,

U ovom trenutku, na ruskom tržištu je ispunjena desecima različitih sustava, pomoću kojih je dokument za upravljanje automatizacije i sl softver nudi ne samo zapadne, ali i domaćih proizvođača. Čak i Microsoft, pored navedenih programa, nudi još alate kao što su Content Management Server ili SharePoint Portal Server.

Najmoćniji od svih postojećih sustava smatra se Documentum, ali uglavnom velike tvrtke koriste ovaj proces automatizacije. Tijek rada nekih tvrtki na štetu automatizirani softver Lotus Notes paketu, ali mnogi ga zovu neka vrsta „dizajner za programera”, kako je postavljen na temelju svog cjelokupnog sustava je prilično teško.

Koja je razlika između ruskih i zapadnih sustava?

Ako govorimo o glavnim razlikama između domaćih i stranih komunalije, oni su dostupni u skaliranje sposobnosti. Na primjer, ako sustav zapadnih programeri mogu raditi u gotovo svim operacijskim sustavima, to je uglavnom domaći razvijena samo za jednog od njih, i naravno, da je često Windows. Zapadni sustavi su konfigurirani za korištenje bilo DBMS. Takve ruski sustavi ograničenja može ozbiljno ometati mogućnost izgradnje cross-platforma, integrirana rješenja.

Što se tiče funkcionalnosti, glavna razlika je u tome da je u Zapadnoj dokumentoproizvodstva automatizacije i rada provodi nekoliko programa koji se može izdati pod jednim marke, ali cilj za razne svrhe. Na primjer, Documentum nudi niz pojedinačnih proizvoda, koji se koriste za potpunu automatizaciju i integraciju s ERP sustavom, podršku dizajn i inženjering upravljanje dokumentima, itd Dominantna većina softver razvijen u Rusiji, s ciljem rješavanja određenog problema.

Također je vrijedno napomenuti da je bitna razlika leži u pristupu obiju strana na ono što je tijek rada sustava automatizacije. Zapadni sustavi imaju za cilj pružiti potpunu automatizaciju i praćenje podršku putem raznih poslovnih procesa unutar organizacije, dok je velika većina domaćih programa za automatizaciju samo određene funkcije.

Trošak zapadnim sustavima otprilike u rasponu od $ 400 do $ 1,000 za svaki posao, ne računajući troškove implementacije, hardver i softver potreban kako bi se osigurao normalan elektronički dokument. Često samostalno uvođenje košta oko pola uobičajene troškove licenci, kao i većina programa za automatizaciju tijeka rada provode razne promocije, ali u nekim situacijama je cijena reda veličine veće. Jedna od najtežih je uvijek projekt automatizacije financijske dokumentacije za provedbu takvih projekata koštati oko 2-3 puta veći od troškova za licence.

Domaći softver prodaje po 200-600 $ po sjedalu, a uz to uzeti u obzir troškove dodatnih programa i razne opreme. Na kraju, izračun komparativne vrijednosti provodi se na isti način kao u zapadnim sustavima.

Značajke

U velikoj većini slučajeva kao smjer prioriteta automatizacije su procesi koji se odnose na usklađivanje dokumenata, na primjer, proces inicijalne pripreme i daljnju provedbu proračuna. Međutim, mnogi timovi su sada koristite automatizaciju ureda i tijek rada, to jest, s procedurama registracije odlaznih i dolaznih dokumenata.

Uvod u elektronički sustav nije bitno drugačiji od uvođenja bilo kakvih drugih automatiziranih sustava, stoga je potrebno razmišljati o posebnosti ovog projekta.

Stvaranje poslovne klase za pohranu

Uvod Dokument Automatizacija u svakom slučaju, predviđa određene korporativne repozitorij u kojem se pohraniti svu dokumentaciju. Logička struktura za pohranu, razvoj i daljnja provedba sigurnosne politike, kao i hijerarhija pohranu dokumenata zahtijeva maksimalnu preciznost i moraju se provesti u ranoj fazi projekta.

Treba imati na umu da je funkcija za pohranu može biti razmještene na početku dizajna, tako da u ranoj fazi može se premjestiti sve dokumente iz tekuće mjesta za pohranu u jednu korporativnog spremišta. Kao rezultat toga, korisnici mogu upoznati s nekim od glavnih funkcija sustava, a istovremeno majstor i njegova primjena. Ubrzati prilagodbu zaposlenika za provedbu sustava može biti kroz korištenje usluga funkcije kao što su upozorenja o promjeni dokumentacije, pojavom novih dokumenata, itd

Dakle, tijek rada je potrebno za bilo koju modernu tvrtku koja nastoji razviti i unaprijediti svoje poslovanje.