Skladištenje ugovora u organizaciji: regulatorni okvir, rokovi

Održavanje ugovora povezano je s određenim problemima. Konkretno, u nekim je slučajevima vrlo teško odrediti koju vrstu ovog specifičnog dokumenta treba dodijeliti, koliko će ga pohraniti, pod kojim uvjetima, kako ga uništiti i tako dalje. Svi ti čimbenici regulirani su zakonom, ali zbog činjenice da isti ugovor u različitim situacijama može zahtijevati drugačije vrijeme skladištenja, često postoje sve vrste problema, nejasna tumačenja i tako dalje. Potrebno je razumjeti sve ovo, iako to može biti teško. Treba shvatiti da u slučaju neispunjavanja zahtjeva zakonodavstva u ovakvoj sferi kao skladištenja ugovora u arhivi, upravljanje zapisima može biti ne samo neučinkovito već i opasno s gledišta mogućih kazni ili novčane kazne.

Zašto pohraniti?

Ugovori moraju biti stalno dostupni ne samo u vrijeme njihova djelovanja već i nakon toga. Možda će biti potrebne neke informacije, što se ogleda u tim dokumentima, određenim podacima koje će uprava zahtijevati i tako dalje. Mnoge kontroverzne situacije, koje se obično sastoje u činjenici da se jedna ili druga strana nepošteno približava obavljanju svojih obveza, može se riješiti uz pomoć ugovora izvan suda i službeno na sudu. Također treba uzeti u obzir mogućnost inspekcija određenih razdoblja, koja će provoditi tijela državne kontrole. Oni također mogu zatražiti dokumentaciju za određeno razdoblje, a ako skladištenje ugovora u organizaciji, krajnji rok za njihovo uništenje i druge slične funkcije nisu izvršene ispravno, mogu se izreći vrlo značajne novčane kazne. Naravno, vodstvo će biti krivo za prvu stvar, ali nakon što se situacija stabilizira, šef će se sjetiti, zbog čije je krivnje imao problema na ravnopravnoj osnovi. To jest, ugovori i ostali dokumenti moraju biti strogo propisani. U mnogim tvrtkama općenito vole širiti arhivu redovito i općenito ne uništavaju ništa kako bi se izbjegli mogući problemi, nego da bi pogriješili, a zatim riješili posljedice.

zakonodavstvo

Zakon opisuje skladištenje ugovora u organizaciji sasvim jasno, ako ne uzmemo u obzir činjenicu da nije uvijek moguće ispravno procijeniti određeni dokument. U cjelini, ne postoji poseban zakon izravno za ugovore, navedeni su u općem popisu tipičnih arhivskih dokumenata (ili upravnih arhivskih dokumenata) koji se formiraju u procesu funkcioniranja, organizacija, državnih institucija, tijela lokalne uprave i tako dalje. Obje varijante popisa, oba s upravnim i običnim dokumentima, odobravaju se nalogom Ministarstva kulture i masovnih komunikacija Ruske Federacije. Vrsta koja se odnosi na dokumente upravljanja je broj 558 od 25. kolovoza 2010., a drugi tip - br. 1182 od 31. srpnja 2007. godine. Preporučljivo je proučiti ove dokumente, ali najbolje je odabrati one radove koji se koriste u određenoj instituciji i odnose se na određeno područje odgovornosti. Postoji previše informacija u popisima kako bi se sve to sjećala, ali ako odredite koja se dokumentacija odnosi na ono što se i koliko je pohranjeno, vjerojatno je da će pohrana ugovora postati puno jednostavnija i jednostavnija. U mnogim slučajevima, svi korišteni radovi spadaju pod 3-4 točke, detaljno za proučavanje što nije tako teško.

Različite vrste

Za njihovo spremanje koriste se dva glavna sustava za podjelu ugovora. Dakle, najmanje zajednički sustav obvezuje se na rok trajanja. Dodijelite kratkoročnu, dugoročnu i trajnu pohranu. Prva opcija podrazumijeva postojanje ugovora do 10 godina. Drugi - više od 10 godina. Trajno se najčešće koristi samo kada uopće ne možete uništiti dokument. Ovaj sustav nije vrlo prikladan. Skladištenje ugovora u arhivi, čije se vrijeme određuje na ovaj način, često dovodi do zbrke i pogrešaka, što zapravo pomaže pravilnom provođenju upravljanja dokumentima. Stoga je češći sustav obvezujući za vrstu ugovora. Na većini poduzeća postoje tri osnovne verzije: profil, ekonomska i radna snaga. Prvi i drugi uglavnom su slični, a obično se čuvaju samo pet godina. Treba shvatiti da profil znači sve ugovore i općenito dokumente koji se izravno odnose na glavno područje djelovanja ove organizacije. Treći tip radnog odnosa u mnogim je slučajevima također pohranjen samo za 5 godina, ali u određenoj situaciji to razdoblje može značajno povećati. Na primjer, ako nema osobnog računa, tada će takav ugovor o radu morati biti čuvani do 75 godina, što nije baš pogodno. Zapravo, ako ne idete posebno u problem, možete uvjetno ograničiti razdoblje skladištenja na 5 godina i više se ne sjećate problema. No, u takvoj je situaciji vrlo vjerojatno da se neki čimbenici mogu propustiti, što može povećati razdoblje u kojem se skladištenje ugovora ovog oblika mora nužno provesti, a zatim možete točno zaraditi finu ili drugu nevolju koju svaka zdrava osoba pokušava izbjeći.

Prijenos na arhivu

Postupak za prijenos ugovora u arhivi, čiji su uvjeti već istekli, može se razlikovati ovisno o poduzeću. U nekim slučajevima, zaposlenici jednostavno sastavljaju dokumente i stavljaju ih u tamni kut koji se smatra arhivom. Ali s drugom tvrtkom cijeli proces može biti jasno opisan u normativnoj dokumentaciji, bit će zasebna osoba zadužena za arhivu, ili čak posebne nomenklature, pravila za formiranje podnošenja, dnevnik i tako dalje. Obje opcije mogu biti udobne, ovisno o mnogim čimbenicima. Na primjer, prva opcija pogodna je za malu tvrtku s skromnim prometom. Neće biti toliko mnogo dokumenata koji se uvijek mogu naći bez problema u istom tamnom kutu. No, druga naznačena situacija već je pogodna za ozbiljne korporacije, koje imaju veliki broj zaposlenika i jednostavno su dužne nekako ne utopiti u dokumentu cirkulaciju. Opće pravilo, koje razlikuje pohranu ugovora u organizaciji bilo kojeg oblika vlasništva, vrijeme je za prijenos u arhivu. U pravilu, zaposlenici moraju poslati dokumente ne ranije od određenog razdoblja, bez obzira na to kada su istekli. Obično se arhiviranje događa na početku godine. To jest, čak i ako je ugovor završio u veljači, još uvijek morate čekati sljedeću godinu da ga stavite u pohranu.

razaranje

Kao što je gore već spomenuto, jednostavno je nemoguće uništiti ugovor. Najprije morate osigurati da ste stvarno prošli kroz pravo vrijeme. Tek tada možete uništiti ovaj dokument. No, ove radnje često mogu biti opasne zbog njihovih posljedica, zbog čega ih većina zaposlenika radije obvezuje samo i isključivo sa sankcioniranjem uprave. Izgleda ovako: zaposlenik skuplja uzorak iz svu dokumentaciju čiji je rok već izdan ili završava. Skladištenje ugovora u poduzeću trebalo bi biti organizirano tako da ovaj postupak uzorkovanja ne traje dosta vremena. Zatim, temeljem primljenog popisa, izvješće se daje upravljanju, dokument je potpisan, podnesen, a tek kada se sve to odvija, započinje proces izravnog uništenja ugovora i drugih sličnih vrijednosnih papira. Neprekidno održavanje ugovora u arhivi nije najbolje rješenje, pogotovo jer neke tvrtke čak uspijevaju malo to zaraditi, dajući im smeće i tako dalje.

Primjer računovodstvenog i skladišnog sustava

Da bi se bolje razumjeli sve značajke i glavne točke aktivnosti, može se navesti relativno jednostavan primjer organizacije upravljanja zapisima. Dakle, postoji zaposlenik, obično netko iz računovodstvenog odjela, koji je odgovoran za skladištenje ugovora s drugim klijentima ili sličnim vrijednosnim papirima. Ima zasebnu mapu, gdje su svi stalno, dok rade. Kada se ugovor zatvori, premjestit će se u drugu mapu. Bit će prikladno stvoriti posebni registar u elektroničkom obliku, gdje će svi navedeni dokumenti biti navedeni redoslijedom s naznakom razdoblja skladištenja. Ali u početku treba odrediti ovo razdoblje. Najbolje je proći kroz mapu svim odjelima koji se u određenoj mjeri bave ugovorima, kako bi bolje razumjeli njihovu suštinu. Kako se iskustvo akumulira, potreba za takvim akcijama nestat će. Zatim, kada je jasno što točno predstavlja svaki od dokumenata, određuje specifično razdoblje njezine pohrane. U nekim će slučajevima biti prikladnije naznačiti datum zatvaranja ugovora i, dodajući mu 5 godina (ili više), točno odrediti kada se papir može uništiti. Zapravo, čak i na samom početku organizacije ovog pitanja, postupak nije osobito kompliciran, a dugoročno će biti sve više pojednostavljen. Kada se skladištenje ugovora u organizacijama čiji je krajnji rok već odobren, standardizirat će se cijeli proces samo nekoliko minuta. I sad je došlo godine kada je moguće uništiti određene dokumente. Izvadili su ih iz mape, provjerili eventualne pogreške i, uz popis tih radova, predali ih na pregled glavu. On zauzvrat treba ponovno provjeriti je li sve stvarno navedeno na popisu, jer je šef koji će ostati kriv u slučaju problema. Ako sve ima pravo, upravitelj potpisuje dopuštenje za uništenje i ovdje svi dolaze do svojeg razumijevanja. Netko samo povraća i baca. Drugi koriste shredder. Drugi ga daju da otpadnu papir, oni ga spali i tako dalje.

Kada počinje rok trajanja

Ovo je vrlo važno pitanje, jer s njim nastaju mnoge pogreške. Skladištenje ugovora u poduzeću RB ili RF u ovom slučaju je točno isto i počinje u trenutku kada počinje nova godina u kojoj određeni dokument više ne djeluje. Na primjer, postoji ugovor koji je završio 15. srpnja 2010. Mora se spasiti 5 godina, ali ne može biti uništen 15. srpnja 2015., već početkom 2016. godine. To jest, izvješće je otišlo s 01.01.2011, a ne od sedmog mjeseca prethodne godine. Obično, u cilju smanjenja šanse za pogrešku, dodana je godina u prethodno definirani rok. I tek nakon što prođe, započinje postupak razaranja.

Značajke pohrane

Općenito, postoje posebne preporuke o tome kako arhiva treba izgledati i raditi. Idealno, skladištenje ugovora o odgovornosti, naselja s kontraagentima, ugovore o radu i sličnu dokumentaciju trebalo bi se odvijati u prozračnoj i suhoj sobi. Istovremeno sami radovi nalaze se na policama (otvoreni ili zatvoreni). Ako se odnose na stroge obrasce izvješća ili dokumente klasificirane kao "poslovne tajne", tada moraju biti prisutni posebni sefovi. U principu, nitko ne provjerava ovaj trenutak, jer su to preporuke koje pogoduju samom poduzeću. Bit je vrlo jednostavna: ako se sam sustav ne kažnjava, onda zbog nedostatka onih dokumenata koji se moraju, često kažnjavaju. A ako je poplava, ili će dokumenti biti uništeni na bilo koji drugi sličan način, onda će samo krivo biti konkretno poduzeće.

Odgovornost i izvršitelji

Glavnu i primarnu odgovornost za sve što je uključeno u skladištenje ugovora snosi voditeljica organizacije. On je onaj koji će, u prisutnosti problema, biti odgovoran državi i iskusiti sve moguće probleme. Nadalje, slijedeći njega, obično postoji glavni računovođa, odvjetnik i onaj zaposlenik koji je odgovoran za očuvanje dokumenata. Ali obično sve te osobe već kažnjavaju vođa u mjeri svojih pogrešaka. Zapravo, u većini relativno malih organizacija, ugovoreni sustav kontrole se dodjeljuje računovodstvu. I već u ovom odjelu glavni računovođa imenuje, bilo samostalno ili općim glasovanjem, određenu odgovornu osobu. U nekim slučajevima ta osoba dobiva mali porast plaća, što bi trebalo nadoknaditi dodatnu količinu posla, ali najčešće se posljednja stavka jednostavno zanemaruje na temelju nedostatka sredstava ili drugih sličnih čimbenika. U rijetkim slučajevima odvjetnik je odgovoran za očuvanje dokumenata općenito, a posebno ugovora. Ali to nije baš pogodno, jer ta osoba može odgovoriti samo za ugovor, a s drugim vrijednosnim papirima obično je površno poznata. Najprikladnije je kada postoji pojedinac koji se bavi ovim problemom. To će biti što preciznije i neće izazvati manje neugodne pogreške, kao i drugi zaposlenici.

Rezultat

Skladištenje ugovora u organizaciji provodi se na principu potpunog poštivanja svih zakonskih zakona. To je preduvjet koji može ukloniti sve probleme tvrtke. U ovom slučaju male nijanse, interni propisi, registri i pripadajuća dokumentacija mogu se razlikovati od tvrtke do tvrtke. Glavni zadužen je nadzornik, ali može ga prenijeti na drugu osobu. To će olakšati rad uprave, ali neće ukloniti cijelu dubinu odgovornosti za eventualne pogreške. To jest, zaposlenik kojemu je povjereno raditi s arhivskom dokumentacijom treba biti što je moguće odgovorno i jasno razumjeti njegove funkcije, dobivajući pravi novac za to, a ne verbalnu zahvalnost, kao što je obično slučaj s povećanjem opterećenja bez nadoknade s dodatnim sredstvima za plaćanje.