Sa zahtjevima za arhiviranje soba. Osnovna pravila organizacije arhiva

Arhiva može biti u obliku posebnog strukturne jedinice organizacije ili biti sastavni dio uredskog života. To ovisi o količini postojećeg dokumenta.

Kako to organizirati

Stvaranje arhivu bilo koji posao ili organizaciju zahtijeva niz konkretnih mjera:

1. Morate odabrati odgovarajući prostor za pohranu dokumenata i pravilno ga opremiti.
2. Njega treba poduzeti kako bi se stvorili uvjeti koji zadovoljavaju standard.
3. Potrebno je opremiti s tehničke točke gledišta - kupiti i instalirati potrebnu opremu za arhivu.
4. Repozitorij je dužan organizirati postupak za organizaciju arhiviranje svih potrebnih dokumenata.
5. To mora biti razvijen i odobren od strane regulatornog okvira jedinice.

Provedba tih mjera osigurava sigurnost arhivskih dokumenata i njihovo držanje u potrebnom stanju.

Tko je arhivist

A što su zahtjevi za radnike koji će biti angažirani u organizaciji arhive i daljnje skladištenje dokumenata? Oni se mogu kombinirati pozicije i njihov golman, primjerice, tajnika ili recepcionar?

Arhivist - stručnjak čiji je zadatak da organizira arhivske djelatnosti. Za sigurnost dokumenata koji su mu povjereni, on snosi punu odgovornost. Njegov rad nije moguć bez donošenja posebne upute ili čak (ako je potrebno) staž u instituciji Državnog arhiva.

Njegove funkcije može se prenijeti na drugog zaposlenika koji radi skraćeno radno vrijeme. Tipično, arhivist odgovornosti dodijeljeni pojedinom radniku u slučaju kada je iznos položen s dokumentacijom je dovoljno velik. U velikim organizacijama, osoblje poseban post za tu svrhu. U ovom slučaju, međutim, to se obično sastoji opis poslova, navodeći vrste posla povjereno arhivar, kao i svoja prava i dužnosti.

Glavna stvar - postupak

Slučajevi prenosi na organizaciju arhive po posebno razvijenim grafike. Njegov crtež mora biti usuglašen s glavama pojedinih odjela, koji će prenositi dokumente i odobren od strane arhivista. Od radnih dokumenata u arhivu ne samo da su pohranjene, ali i povremeno koristi, odrediti pravila njihovog izdavanja (ako je primjenjivo) podnijeli zahtjeve u organizaciji, kao i vanjskim dionicima.

Dostava dokumenata koji se slavi u nekim knjigama registracije. postoje uvjeti, narudžbe, djeluje na prijenos predmeta na privremeno korištenje postupaka trećih osoba za proces registracije (među ostalima oni mogu uključivati ured i sud tužitelja). Izdani dokumenti za do mjesec dana od vlastitih zaposlenika, a do tri mjeseca - predstavnici stranačkih struktura.

Osnovna pravila organizacije arhiva

Djela arhivu, kao i bilo koji strukturne jedinice na temelju posebnih propisa, koje je odobrila Uprava. Zaposlenici njega u svom radu pridržavati vlastitih opisa radnih mjesta. Odredbe usvojene od strane tvrtke, postavlja osnovna pravila arhiva (status funkcionalnog mjera prava i odgovornosti i sastav potrebnom dokumentacijom). Po svojim osnovnim zadaćama uključuju:

1. Nadopunjuju arhivu dokumenata, sastav koji je naveden u posebnom dijelu Pravilnika.
2. Voditi evidenciju materijala i držati ih na sigurnom.
3. Razviti dostupnim dokumentima pronalaženje pomoći.
4. Omogućuje vam da koristite postupak pohranjene u arhivske građe.

Ako vaša organizacija ima dokumente koji bi mogli biti relevantni za arhivskog fonda Ruske Federacije, a zatim pripremiti i dostaviti ih za trajnu pohranu u državi pohranu je jedan od vanjskih problema strukturne jedinice.

njegova funkcionalnost

arhiva funkcija sustavno proizlaze iz njezinih zadaća. Glavni one su sljedeće:

1. Održavati popise vlastitih izvora nabave, odnosno organizacije ili poslovne jedinice.
2. Uzmi ih uredno dokumente za čuvanje.
3. Uzmite u obzir materijale i osigurati njihovu potpunu sigurnost.
4. Formiranje i održavanje online sustav pomoći, u vezi s arhivskim dokumentima.
5. Ponašanje informativne upravljanje uslugama i sve strukturne jedinice organizacije.
6. Organizirajte problem i korištenje dokumentacije u skladu s potrebama pojedinaca i drugim organizacijama, razmotriti i analizirati proces korištenja.
7. Pripremite izjave i službene izjave da građanin traži socijalnu i pravnu prirodu.
8. Provesti aktivnosti na ispitivanju vrijednosti dokumenta, organizirati prijenos postupaka s ciljem trajnog čuvanja u općinskom ili državnom arhivu (u slučaju kada organizacija je jedna od gore navedenih izvora stjecanja arhiva).
9. Provjerite ispravnost formiranju i arhivske datoteke u stjecanju izvora - kako u svojim strukturnim jedinicama i drugim organizacijama.
10. Organizirati rad na održavanju poslovnog poduhvata nomenklaturu.
11. Pruža praktičnu i metodološku pomoć s dokumentacijom za svaku strukturne podjele.
12. Sudjelovati u razvoju arhiva i upravljanja zapisima.
13. Za sudjelovanje u događajima održanim u svrhu obuke arhivista i zaposlenika na pozicijama vezanim za upravljanje dokumentima.

Gdje to mjesto

Razmotrimo sada što je tu sa zahtjevima za arhiviranje soba. Najvažnije od onoga što treba uzeti u obzir, - na mjestu ga u svakom slučaju nisu dozvoljeni u zgradama starim karakter zgrade drvenih objekata, što može biti sirovo, ne samo da je glavna soba, ali tavanima sa podrumima, kao i na zgradama, imaju peć za grijanje.

Ako se ista struktura kao cjelina je prilagođen za pohrane papirnatih dokumenata, a zatim arhiva nužno značilo izoliranu sobu.

Ako je vaša organizacija u bliskoj budućnosti planira osnovati vlastitu arhivu, ovdje imate priliku da se upoznaju s popisom zahtjeva koji se moraju uzeti u obzir prilikom pripreme. Dakle, ono što su glavni zahtjevi u arhivu sobu, čija je misija - pažljivo i sigurno pohraniti svu potrebnu dokumentaciju?

Popis onoga što je potrebno da se na raspolaganje

1. Arhiva.
2. Prostor je namijenjen za prijem dokumenata, privremenog skladištenja i aklimatizaciju.
3. Prostorija u kojoj će se koristiti dokumente.
4. Operativni soba (ili sobe) za zaposlenike.

Kada je prostor nije dovoljno ...

U slučaju kada se datoteka soba prostor ne dopušta mogućnost otmice pod njim nekoliko soba posvećena jedan prostor koji je podijeljen na zone odvojene pregradama. Osnovni uvjet koji se mora strogo pridržavati u ovom slučaju - izolirani jedan od drugoga, mjesto za pohranu dokumenata i rad s njima.

Odvojena soba ili posebno konstruiran i prilagođen kao zgrada za pohranu dokumenata koji se koristi kao rezerva, potrebno je da se ukloniti iz predmeta koji nose rizik u smislu mogućnosti požara. Kao primjer se može navesti parkirališta, garaže i benzinske postaje. U neposrednoj blizini zgrade ili prostora arhive ne smije biti predmeta koji služe kao izvori onečišćenja zraka.

U idealnom slučaju, datoteke se uvijek treba staviti u poseban, određen samo za taj objekt izgrađen sa svim potrebnim pravilima i propisima. No, na žalost, realnost diktira svoje uvjete, te u većini organizacija, dokumenti su pohranjeni u već postojeće objekte, pretvoriti i prilagođen za tu svrhu.

To pravo govoriti

Upoznati s regulatornim zahtjevima za građevine i prostorije u arhivu. Oni su kako slijedi:

1. Zgrada, koja je trebalo da imaju budućnost skladištenja potrebno je da se odnosi na broj administrativno. Strogo je zabranjeno stavljati arhivu gdje ima ugostiteljske usluge, skladišta hrane, prodavaonice iz kategorije zapaljivih tvari i agresivan, kao i relevantne kemijske tehnologije primijenjene.
2. Isključeni stavljanje u negrijane prostorije i gdje nije u skladu sa zahtjevima higijene. O neprihvatljivosti zapuštenost arhiva zgrade je gore spomenuto.
3. To je osobito važno u skladu s vatre zahtjeve za arhive sobi. Njegova sigurnost radi mogućeg požara - jedan od glavnih uvjeta sigurno pohranjivanje dokumentacije. U siječnju 2009. godine, Ministarstvo kulture Rusije izdao nalog broj 3 usvojen niz regulatornih zahtjeva utvrđenih u posebnim propisima o sigurnosti od požara Vlade Ruske Federacije i općinskih arhiva. Kada je uređaj propisa Dokument za pohranu potrebnih treba poštovati bez iznimke.
4. Dizajn zgrade je osigurati nemogućnost poplava. Prostorija mora imati izlaza za slučaj opasnosti. Ni u kojem slučaju neće prolaziti njome glavnu cijev (vodonosni ili plin).

Je li moguće podnijeti plasman u podrumu?

Ne preporuča se stavljanje arhivske pohrane u podrumskoj prostoriji, na katovima ili promjena kao takva tavanskog prostora.

U hitnim situacijama mogu postojati iznimke ovog pravila. Oni su prihvatili kada je podrum suh i dobro grije, opremljen sa mehaničkom ventilacijom, sposoban osigurati za sat ili dva trostrukog prozračnosti. Arhiva za potkrovlje ili tavan je moguće samo pod uvjetom da se odgovarajućim uvjetima temperature i vlažnosti.

Vrlo važan uvjet za prostorije u arhivu s obzirom na uređaj za ožičenje. Ona je dužna biti zatvorena s hermetičkim utičnice. Konopci prijenosnih električne opreme su s gumenim izolaciju. Ne bi trebao biti smješten u zatvorenom prostoru ili zajedničko skladištenje kat prekidača.

Odabrani nisu otprašivanje i nekorozivne materijale kao građevinski materijal za završnu arhivska spremišta. sustav za gašenje požara moraju biti opremljeni sredstvima neutralan, sef za dokumente. Nije dopušteno koristiti vatru u trgovini, uključuju grijače ili stavljati druge predmete.

Da sumiramo

Nakon redukcije odabranom području u skladu sa svim gore navedenim zahtjevima u arhivu sobi, uzeti konačnu odluku o podobnosti ili nepodobnosti za uporabu. Uzmite takvu odluku nakon provjere moguće sanitarne i epidemiološke stanice i državni nadzor požara. Arhiva može se postaviti gdje god je na rasporedu tek nakon postupka detaljnog pregleda.

Njegova je svrha - pojasniti požara sobu i odrediti odgovarajuću razinu, kako bi provjerio značajne strukturne izdržljivost, osigurati snagu preklapanja između katova u izračun mogućeg opterećenja (oprema za arhive i težine pohranjenih dokumenata), dostupnosti i trenutno stanje sustava ventilacije i grijanja.

U reviziji su uključeni predstavnici organizacije (obično djelatnici budućeg arhiva), a zaposlenici svih relevantnih usluga - .. zgrada, požara, sigurnosti i sl Rezultati ispita ogledaju u izradi završnog čina.